Voorwaarden (artikel 4)

Met het bevestigen van de inschrijving gaan beide leden van de equipe akkoord met het privacy beleid en het (voorlopige) reglement van de 1e Vintage Tulpenrallye. Hieronder staan artikel 4.1 tot 4.6 uit het 1e Vintage reglement gekopieerd ten behoeve van de inschrijving.

Inschrijven voor de 1e Vintage Tulpenrallye is uitsluitend mogelijk op invitatie. Equipes (bestuurder en navigator) kunnen inschrijven via de website www.tulpenrallye.nl.

De inschrijving is geopend van 1 december 2024 10:00 uur. Alleen equipes die een volledig inschrijfformulier (incl. foto’s) hebben ingevuld en het voorinschrijfgeld hebben betaald kunnen worden geaccepteerd binnen de initiële inschrijving periode.

Indien het maximum aantal inschrijvingen op 15 december 2024 om 20:00 uur nog niet is bereikt, dan zal de inschrijving daarna geopend blijven, tot uiterlijk 1 maart 2025 of tot de dag waarop het maximum aantal inschrijvingen is bereikt.
De organisatie behoudt zich het recht voor om een inschrijving te weigeren. De navigator mag niet jonger zijn dan 16 jaar. Door het verzenden van het inschrijfformulier gaan de beide leden van de equipe akkoord met de rechtsbepalingen van dit reglement en al wat daaronder wordt begrepen.

Bij inschrijving dient elke equipe tevens de volgende informatie aan te leveren:

  • Kleurenfoto van de ingeschreven auto (aanleveren via digitale inschrijving).
  • Pasfoto’s of gezichtsfoto’s in kleur van bestuurder en navigator (aanleveren via digitale inschrijving).
    Tevens dienen zowel bestuurder als navigator bij inschrijving akkoord te gaan met dit reglement en met de privacy verklaring.

De acceptatiebrief wordt op woensdag 5 maart 2025 via e-mail verzonden, nadat de equipe aan alle inschrijfvoorwaarden heeft voldaan.

De opgegeven auto mag na het sluiten van de inschrijftermijn worden vervangen door een andere auto tot uiterlijk dinsdag 6 mei 2025, 18:30 uur. Het wisselen van auto tijdens de rally is niet toegestaan.

Overtreding leidt tot uitsluiting. Het is slechts toegestaan 1 lid van de equipe te wijzigen tijdens de inschrijfperiode. Indien beide leden van de oorspronkelijk ingeschreven equipe worden gewijzigd vervalt de inschrijving.

Het is toegestaan de functie van bestuurder en navigator tijdens de rally onderling te wisselen, indien beiden in het bezit zijn van een geldig rijbewijs en dit op verzoek kunnen tonen. In dat geval blijft de oorspronkelijke inschrijving ongewijzigd. Dit kan gevolgen hebben voor het toekennen van persoonlijke prijzen. Het is niet toegestaan een lid van de equipe tijdens de rally te wisselen voor een nieuw lid.

Er wordt bij de 1e Vintage Tulpenrallye geen onderscheid gemaakt in klassen. Alle equipes strijden in dezelfde klasse.

Reguliere inschrijving

Het inschrijfgeld bedraagt € 2.850 per equipe. Bij inschrijving dient € 750 voorinschrijfgeld direct te worden overgemaakt. Het restantbedrag wordt via een eenmalige incassomachtiging door de organisatie geïnd en zal omstreeks 15 januari 2025 van het opgegeven bankrekeningnummer worden afgeschreven. Als de incasso door de bank wordt geweigerd, dan heeft de equipe nog 1 week de tijd om het restant van het inschrijfgeld te betalen. Als dit niet gebeurt, dan vervalt de inschrijving.

Bij het inschrijfgeld zijn inbegrepen, de rallybescheiden als genoemd onder artikel 7.2, 5 diners voor 2 personen (inclusief diner op zondag 4 mei 2025 en het feestelijke diner met prijsuitreiking op zaterdag 10 mei 2025), 4 lunches voor 2 personen, 2 KNAF ‘rally-passen’, de routeboeken en alle andere wedstrijdmaterialen. De equipe kan hotels via de organisatie boeken. Voor iedere equipe is standaard een tweepersoons kamer gereserveerd na de finish op zaterdag 10 mei. De kosten bedragen € 200 en zijn niet opgenomen in het inschrijfgeld. Kosten voor de hotelovernachtingen zijn niet inbegrepen bij de inschrijving.

Tulpenrallye Member inschrijving

Het inschrijfgeld bedraagt € 3.250 per equipe. De equipe krijgt, naast de reguliere items, een gegarandeerde startplaats en krijgt de mogelijkheid via de organisatie een hotelpakket naar keuze af te nemen bij inschrijving. Voor iedere equipe is standaard een tweepersoons kamer gereserveerd na de finish op zaterdag 10 mei. Het inschrijfgeld is exclusief de kosten van het hotelpakket. De equipe krijgt een Member kledingitem, 2 Member avonden en diverse extra benefits. Bij inschrijving dient € 750 voorinschrijfgeld direct te worden overgemaakt. Het restantbedrag wordt via een eenmalige incassomachtiging door de organisatie geïnd en zal omstreeks  15 januari 2025 van het opgegeven bankrekeningnummer worden afgeschreven.

Businessclub inschrijving

Het inschrijfgeld bedraagt € 3.650 per equipe. De equipe krijgt, naast de reguliere items, een gegarandeerde startplaats en krijgt de mogelijkheid via de organisatie een hotelpakket af te nemen. Voor iedere equipe is standaard een tweepersoons kamer gereserveerd na de finish op zaterdag 10 mei. Bij de inschrijving hoort een advertentie op website en logo vermelding op banners met businessclubleden. Bij inschrijving dient € 750 voorinschrijfgeld direct te worden overgemaakt. De equipe ontvangt een zakelijke factuur omstreeks het begin van januari 2025, welke uiterlijk 14 dagen na ontvangst voldaan moet zijn. De genoemde bedragen zijn exclusief BTW. Facturen zullen inclusief BTW zijn.

Partner/Sponsor inschrijving

Een partner of sponsor inschrijving gaat in overleg met het organisatie comité en inschrijven kan daarom niet rechtstreeks via de website. Voor nadere contactgegevens zie artikel 2.4 en 2.5.

33-Club toelating

Equipes die beide 33 jaar of jonger zijn ten tijde van de Tulpenrallye week, kunnen regulier inschrijven met 50% korting op het inschrijfgeld. De auto moet hierbij wel gebouwd zijn voor 1-1-1960. Er is een beperkt aantal plaatsen hiervoor beschikbaar. Inschrijfvoorwaarden kunnen opgevraagd worden bij het Rally Office.

Betaling bij inschrijving vindt bij voorkeur plaats op de website via iDEAL. Bedragen kunnen ook worden overgemaakt op rekeningnummer IBAN; NL71 ABNA 0606633596 van Stichting Tulpenrallye te Bosch en Duin. Vermeld altijd de equipenaam en in geval van een zakelijke inschrijving ook het nummer van de nota.

Annulering van een inschrijving door een equipe is alléén mogelijk door middel van een e-mail aan het Rally Office en is alléén geldig wanneer het Rally Office daarvan per e-mail een bevestiging heeft verstuurd.

Wanneer een inschrijving door een andere equipe kan worden overgenomen, wordt het betaalde inschrijfgeld teruggestort met aftrek van € 100 administratiekosten. Indien er geen andere equipe de inschrijving kan overnemen dan geldt het volgende:

  • Wanneer de rally wordt afgelast wordt minimaal 20% van het inschrijfgeld terugbetaald.
  • Bij weigering van de equipe door de organisatie wordt het al ontvangen inschrijfgeld terugbetaald.
  • Bij annulering door een reguliere equipe voor 1-3-2025 is totaal € 750 verschuldigd.
  • Bij annulering door een reguliere equipe tussen 1-3-2025 en 12-4-2025 is totaal € 2.500 verschuldigd.
  • Bij annulering door een Tulpenrallye Member of Businessclub inschrijver zijn de genoemde bedragen respectievelijk € 600 en € 1000 hoger dan bij een reguliere inschrijving.
  • Bij annulering door een equipe na 12-4-2025 is het complete inschrijfgeld verschuldigd.