Inschrijven voor de 71e Tulpenrallye is uitsluitend mogelijk op invitatie. Equipes (bestuurder en navigator) kunnen inschrijven via de website www.tulpenrallye.nl.
De inschrijving is geopend van 17 november 2024 10:00 uur. Alleen equipes die een volledig inschrijfformulier (incl. foto’s) hebben ingevuld en het voorinschrijfgeld hebben betaald, kunnen worden geaccepteerd binnen de initiële inschrijving periode.
Het maximum aantal equipes is vastgesteld op 200.
1. Equipes die aanspraak kunnen maken op een gegarandeerde startplaats
- Equipes waarvan één van de leden van de equipe in het verleden de ‘Coupe Rallye des Tulipes’ heeft gewonnen, krijgen in ieder geval een startplaats.
- Equipes waarvan één van de leden van de equipe in 2024 de Sporting, Touring of Pre-War klasse heeft gewonnen, krijgen in ieder geval een startplaats.
- Equipes waarvan één van de leden van de equipe in 20 of meer edities van de Tulpenrallye is gefinisht (in de uitslag is opgenomen), krijgen in ieder geval een startplaats.
- Elke Partner, Sponsor, Businessclub inschrijver en Tulpenrallye Member van de 71e Tulpenrallye heeft recht op één startplaats.
Equipes die voor deze regeling in aanmerking komen kunnen hierop aanspraak dienen een mail te sturen naar het Rally Office (rallyoffice@tulpenrallye.nl) waarin zij bevestigen dat zij van deze regeling gebruik willen maken.
Indien een equipe op deze wijze wordt geaccepteerd op de deelnemerslijst, dan heeft deze equipe niet de mogelijkheid om op basis van artikel 4.2 de samenstelling van de equipe te wijzigen en de bestuurder of navigator die aan de bovenstaande criteria voldoet te vervangen door een andere persoon. In dat geval vervalt de inschrijving van deze equipe en is artikel 4.7 annulering inschrijving van toepassing.
2. Alle overige equipes
Indien het aantal complete aanmeldingen groter is dan het maximum aantal toe te laten equipes minus het aantal equipes dat is geaccepteerd op basis van de gegarandeerde startplaats zoals hierboven beschreven, zal op basis van loting worden bepaald welke equipes verder zullen worden geaccepteerd op de startlijst. Elke equipe doet in de loting mee op basis van één lot.
Hierbij gelden tevens de volgende bepalingen:
- Voor elke klasse zal vooraf door de organisatie een minimum aantal equipes per klasse worden bepaald. Dit is belangrijk gezien de voorbereidingen voor een aparte klasse en verder is een goede verdeling van de equipes over de klassen belangrijk voor de logistieke planning van de Tulpenrallye.
- De organisatie reserveert vooraf een aantal startplaatsen voor equipes die bestaan uit een bestuurder en een navigator die nog niet eerder aan de Tulpenrallye hebben deelgenomen. De organisatie vindt het belangrijk dat ieder jaar een aantal nieuwe equipes de kans krijgt om aan de Tulpenrallye deel te nemen. Medio maart wordt voor deze deelnemers een instructie avond verzorgd en op 12 april 2025 een gratis oefenrit in Nederland.
- Voor equipes die bestaan uit een bestuurder en een navigator met een niet-Nederlandse nationaliteit zal vooraf door de organisatie een minimum aantal equipes worden bepaald. De organisatie vindt dit belangrijk gezien het internationale karakter van de Tulpenrallye.
- Voor equipes waarvan de equipeleden beide jonger zijn dan 33 jaar en een auto hebben van 33 jaar of ouder, worden 10 plaatsen gereserveerd. Er kunnen maximaal 10 equipes van deze clubregeling gebruik maken.
Samenvattend:
Expert | Sporting | Touring | Nieuw | Niet-NL | 33-Club | |
---|---|---|---|---|---|---|
Min. # Equipes | 35 | 45 | 45 | 20 | 20 | 10 |
Indien in één of meer van deze groepen dit minimum aantal niet wordt bereikt voor 7 december 2024 20:00 uur, dan wordt voor deze groep niet geloot. Het restant van het aantal startplaatsen binnen deze groep wordt dan toegevoegd aan de andere groepen. Indien in één of meer van deze groepen het minimum aantal wordt overschreden en het totaal aantal aanmeldingen groter is dan 200, dan zal een loting plaatsvinden op basis waarvan wordt bepaald welke equipes worden geaccepteerd op de voorlopige startlijst.
Indien een equipe binnen één van de hierboven beschreven groepen wordt geaccepteerd op de deelnemerslijst, dan heeft deze equipe de mogelijkheid om op basis van artikel 4.2 de samenstelling van de equipe te wijzigen en de bestuurder of navigator die aan de bovenstaande criteria voldoet te vervangen door een andere persoon, maar alleen wanneer de equipe na die wijziging ook nog voldoet aan de criteria van deze groep. Indien dat niet het geval is, dan vervalt de inschrijving van deze equipe en is artikel 4.7 annulering inschrijving van toepassing.
De bekendmaking van de voorlopige deelnemerslijst gebeurt via de website uiterlijk op 15 december 2024 20:00 uur. Over de uitkomst van de loting kan niet worden gecommuniceerd met de organisatie.
Voor equipes die niet op de deelnemerslijst kunnen worden geplaatst zal de organisatie een wachtlijst per klasse aanleggen. Zodra er een plaats vrijkomt op de deelnemerslijst, wordt deze plaats aangeboden aan de eerstvolgende equipe op de wachtlijst van de betreffende klasse. Per 1 maart 2025 vervalt de wachtlijst en worden de betreffende equipes hierover geïnformeerd.
Indien het maximum aantal inschrijvingen op 7 december 2024 om 20:00 uur nog niet is bereikt, dan zal de inschrijving daarna geopend blijven, tot uiterlijk 1 maart 2025 of tot de dag waarop het maximum aantal inschrijvingen is bereikt.
De organisatie behoudt zich het recht voor om een inschrijving te weigeren. De navigator mag niet jonger zijn dan 16 jaar. Door het verzenden van het inschrijfformulier gaan de beide leden van de equipe akkoord met de rechtsbepalingen van dit reglement en al wat daaronder wordt begrepen.
Bij inschrijving dient elke equipe tevens de volgende informatie aan te leveren:
- Kleurenfoto van de ingeschreven auto (aanleveren via digitale inschrijving).
- Pasfoto’s of gezichtsfoto’s in kleur van bestuurder en navigator (aanleveren via digitale inschrijving).
Tevens dienen zowel bestuurder als navigator bij inschrijving akkoord te gaan met dit reglement en met de privacy verklaring.
De acceptatiebrief wordt op woensdag 5 maart 2025 via e-mail verzonden, nadat de equipe aan alle inschrijfvoorwaarden heeft voldaan.
4.2 – Wijzigen inschrijving
De opgegeven auto mag na het sluiten van de inschrijftermijn worden vervangen door een andere auto tot uiterlijk zondag 4 mei 2025, 17:00 uur. Het wisselen van auto tijdens de rally is niet toegestaan. Overtreding leidt tot uitsluiting. Het is slechts toegestaan 1 lid van de equipe te wijzigen tijdens de inschrijfperiode. Indien beide leden van de oorspronkelijk ingeschreven equipe worden gewijzigd vervalt de inschrijving.
Na het sluiten van de inschrijftermijn is wisselen van klasse (Expert – Sporting – Touring) mogelijk tot uiterlijk zondag 4 mei 2025, 17:00 uur en alleen indien er nog plaats is in de gewenste klasse.
Het is toegestaan de functie van bestuurder en navigator tijdens de rally onderling te wisselen, indien beiden in het bezit zijn van een geldig rijbewijs en dit op verzoek kunnen tonen. In dat geval blijft de oorspronkelijke inschrijving ongewijzigd. Dit kan gevolgen hebben voor het toekennen van persoonlijke prijzen. Het is niet toegestaan een lid van de equipe tijdens de rally te wisselen voor een nieuw lid.
Expert: | Voor zeer ervaren deelnemers. Verplicht voor navigatoren die: 1. zijn gefinisht als winnaar in de Expert van de Tulpenrallye in 2022, 2023 of 2024. 2. zijn gefinisht als winnaar in de Sporting van de Tulpenrallye in 2022, 2023 of 2024. De Expertklasse rijdt ook een avondetappe. |
Sporting: | Voor deelnemers met ervaring in meerdaagse rally’s. Sporting is verplicht voor navigatoren die zijn gefinisht als winnaar in de Touring van de Tulpenrallye in 2022, 2023 of 2024. |
Touring: | Voor degenen met weinig of geen rallyervaring, of zij die voor het eerst aan een meerdaagse rally deelnemen. |
De organisatie behoudt zich het recht voor om al te bescheiden deelnemers in een hogere klasse te plaatsen, maar ook te optimistische deelnemers in een lagere klasse in te delen. Tevens kan de organisatie in uitzonderlijke gevallen een uitzondering maken op bovenstaande klasse regels.
Een equipe kan inschrijven in één team. Een team bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 equipes uit dezelfde klasse (Expert, Sporting of Touring). Een team inschrijven is mogelijk tot en met zaterdag 12 april mei 2025. Het inschrijven van een team is gratis. Equipes die zich dan niet in een team hebben ingeschreven zullen door de organisatie in een team worden geplaatst. Publicatie van de teams vindt plaats op zaterdag 19 april.
Er is een speciale teamprijs onder de naam Kees Stoel International Trophy. Voor deze cup komen twee Nederlandse teams en meerdere buitenlandse teams in aanmerking, die door de organisatie worden samengesteld. Equipes die ingeschreven zijn binnen deze cup, kunnen zich ook in een ander team inschrijven.
4.5 – Inschrijfgelden
Reguliere inschrijving
Het inschrijfgeld bedraagt € 3.850 per equipe. Bij inschrijving dient € 750voorinschrijfgeld direct te worden overgemaakt. Het restantbedrag wordt via een eenmalige incassomachtiging door de organisatie geïnd en zal omstreeks 15 januari 2025 van het opgegeven bankrekeningnummer worden afgeschreven. Als de incasso door de bank wordt geweigerd, dan heeft de equipe nog 1 week de tijd om het restant van het inschrijfgeld te betalen. Als dit niet gebeurt, dan vervalt de inschrijving.
Bij het inschrijfgeld zijn inbegrepen, de rallybescheiden als genoemd onder artikel 7.2, 7 diners voor 2 personen (inclusief diner op zondag 4 mei 2025 en het feestelijke diner met prijsuitreiking op zaterdag 10 mei 2025), 6 lunches voor 2 personen, 2 KNAF ‘rally-passen’, de routeboeken en alle andere wedstrijdmaterialen. De equipe kan hotels via de organisatie boeken voor vrijdag 2 mei en/of zaterdag 3 mei en/of zondag 4 mei. Voor iedere equipe is standaard een tweepersoons kamer gereserveerd na de finish op zaterdag 10 mei. De kosten bedragen € 200 en zijn niet opgenomen in het inschrijfgeld. Overige nachten zijn niet via de organisatie te boeken, hier dient de equipe zelf zorg voor te dragen. Hotelovernachtingen zijn niet inbegrepen bij de inschrijving.
Tulpenrallye Member inschrijving
Het inschrijfgeld bedraagt € 4.450 per equipe. De equipe krijgt, naast de reguliere items, een gegarandeerde startplaats en krijgt de mogelijkheid via de organisatie een hotelpakket naar keuze af te nemen bij inschrijving. Voor iedere equipe is standaard een tweepersoons kamer gereserveerd na de finish op zaterdag 10 mei. Het inschrijfgeld is exclusief de kosten van het hotelpakket. De equipe krijgt een Member kledingitem, 2 Member avonden en diverse extra benefits. Bij inschrijving dient € 750 voorinschrijfgeld direct te worden overgemaakt. Het restantbedrag wordt via een eenmalige incassomachtiging door de organisatie geïnd en zal omstreeks 15 januari 2025 van het opgegeven bankrekeningnummer worden afgeschreven.
Businessclub inschrijving
Het inschrijfgeld bedraagt € 4.850 per equipe. De equipe krijgt, naast de reguliere items, een gegarandeerde startplaats en krijgt de mogelijkheid via de organisatie een hotelpakket af te nemen. Voor iedere equipe is standaard een tweepersoons kamer gereserveerd na de finish op zaterdag 10 mei. Bij de inschrijving hoort een advertentie op website en logo vermelding op banners met businessclubleden. Bij inschrijving dient € 750 voorinschrijfgeld direct te worden overgemaakt. De equipe ontvangt een zakelijke factuur omstreeks het begin van januari 2025, welke uiterlijk 14 dagen na ontvangst voldaan moet zijn. De genoemde bedragen zijn exclusief BTW. Facturen zullen inclusief BTW zijn.
Partner/Sponsor inschrijving
Een partner of sponsor inschrijving gaat in overleg met het organisatie comité en inschrijven kan daarom niet rechtstreeks via de website. Voor nadere contactgegevens zie artikel 2.4 en 2.5.
33-Club toelating
Equipes die beide 33 jaar of jonger zijn ten tijde van de Tulpenrallye week, kunnen regulier inschrijven met 50% korting op het inschrijfgeld en een auto die 33 jaar of ouder is. Er zijn maximaal 10 plaatsen hiervoor beschikbaar. Inschrijfvoorwaarden kunnen opgevraagd worden bij het Rally Office.
4.6 – Betaling inschrijfgelden
Betaling bij inschrijving vindt bij voorkeur plaats op de website via iDEAL. Bedragen kunnen ook worden overgemaakt op rekeningnummer IBAN; NL71 ABNA 0606633596 van Stichting Tulpenrallye te Bosch en Duin. Vermeld altijd de equipenaam en in geval van een zakelijke inschrijving ook het nummer van de nota.
4.7 – Annulering inschrijving
Annulering van een inschrijving door een equipe is alléén mogelijk door middel van een e-mail aan het Rally Office en is alléén geldig wanneer het Rally Office daarvan per e-mail een bevestiging heeft verstuurd.
Wanneer een inschrijving door een andere equipe kan worden overgenomen, wordt het betaalde inschrijfgeld teruggestort met aftrek van € 100 administratiekosten. Indien er geen andere equipe de inschrijving kan overnemen dan geldt het volgende:
- Wanneer de rally wordt afgelast wordt minimaal 20% van het inschrijfgeld terugbetaald.
- Bij weigering van de equipe door de organisatie wordt het al ontvangen inschrijfgeld terugbetaald.
- Bij annulering door een reguliere equipe voor 1-3-2025 is totaal € 750 verschuldigd.
- Bij annulering door een reguliere equipe tussen 1-3-2025 en 12-4-2025 is totaal € 2.500 verschuldigd.
- Bij annulering door een Tulpenrallye Member of Businessclub inschrijver zijn de genoemde bedragen respectievelijk € 600 en € 1000 hoger dan bij een reguliere inschrijving.
- Bij annulering door een equipe na 12-4-2025 is het complete inschrijfgeld verschuldigd.